Jakie oprogramowanie wybrać do biura?

Jakie oprogramowanie wybrać do biura?

Trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie firmy bez dostępu do podstawowego oprogramowania biurowego. Programy dla biur rachunkowych, programy do wystawiania faktur, arkusze kalkulacyjne – sprawdź które z nich mogą przydać się Twojej firmie.

Prowadzenie firmy – nawet jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza – wymaga regularnej koordynacji kilkunastu czynności. Nadzór nad przychodami i wydatkami, logistyka, prowadzenie sprzedaży usług lub produktów, wypłaty świadczeń dla pracowników, przygotowywanie formularzy podatkowych – organizacja pracy firmy wymaga użycia specjalistycznych narzędzi. Sprawdźmy, które z nich są niezbędne w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Podstawowe oprogramowanie dla firm

Dobór oprogramowania zależy przede wszystkim od specyfiki działalności prowadzonej przez firmę. Innego oprogramowania będzie potrzebować przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy ze zdrową żywnością, innego – rozbudowane biuro rachunkowe. Wszystkie firmy muszą jednak płacić podatki, prowadzić księgowość i wystawiać rachunki lub faktury. W podstawowym wyposażeniu większości firm powinny się zatem znaleźć:

  • programy do księgowości: programy dla biur rachunkowych lub dla małych firm, wersja dla księgowości pełnej lub uproszczonej,
  • programy do wystawiania faktur,
  • program wspomagający prowadzenie magazynu,
  • aplikacje nadzorujące ewidencję sprzedaży,
  • podstawowy pakiet biurowy: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program pocztowy,
  • oprogramowanie antywirusowe – często bagatelizowane, ale wręcz niezbędne m.in. w celu ochrony danych.
Czytaj również  Pomoc adwokatów a problemy natury prawnej

Warto wspomnieć o tym, że zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorcy powinni używać jedynie oprogramowania pochodzącego z legalnych źródeł.

Oprogramowanie specjalistyczne – programy dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe korzystają zazwyczaj ze specjalistycznego oprogramowania, łączącego w sobie kilkadziesiąt funkcji. Dobry program rachunkowy musi być przede wszystkim aktualny („nadążający” za zmianami w prawie podatkowym), stabilny (skutki awarii lub dłuższego zawieszenia programu mogą mieć poważne konsekwencje finansowe dla firmy) i responsywny. Jeżeli planujemy samodzielne rozliczanie księgowości, wybrany przez nas program musi uwzględniać takie kwestie jak m.in.: rozliczanie przychodów i wydatków, naliczanie amortyzacji, tworzenie formularzy podatkowych (PIT i VAT), rozliczanie świadczeń pracowników, prowadzenie magazynu i ewidencja umów. Przed wyborem oprogramowania warto też sprawdzić, czy zakupiony system będzie działał w trybie off-line.

Licencja – płatna czy darmowa?

Dla początkującego przedsiębiorcy każdy wydatek jest ważny, ale w przypadku zakupu oprogramowania (np. programów dla biur rachunkowych) nie warto szukać oszczędności. Większość firm produkujących oprogramowanie udostępnia klientom biznesowym tzw. wersje trialowe. Skorzystanie z czasowej, darmowej wersji pakietu pozwala na przetestowanie programu i podjęcie decyzji odnośnie ewentualnego zakupu. Pamiętajmy też o tym, że za posiadanie i używanie w firmie nielegalnego oprogramowania możemy zostać ukarani wysoką grzywną.

Czytaj również  Jak zostać partnerem banku nestbank?