Jakie oprogramowanie wybrać do biura ?

Jakie oprogramowanie wybrać do biura ?

Trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie firmy bez dostępu do podstawowego oprogramowania biurowego. Programy dla biur rachunkowych, programy do wystawiania faktur, arkusze kalkulacyjne – sprawdź które z nich mogą przydać się Twojej firmie.

Prowadzenie firmy – nawet jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza – wymaga regularnej koordynacji kilkunastu czynności. Nadzór nad przychodami i wydatkami, logistyka, prowadzenie sprzedaży usług lub produktów, wypłaty świadczeń dla pracowników, przygotowywanie formularzy podatkowych – organizacja pracy firmy wymaga użycia specjalistycznych narzędzi. Sprawdźmy, które z nich są niezbędne w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Podstawowe oprogramowanie dla firm

Dobór oprogramowania zależy przede wszystkim od specyfiki działalności prowadzonej przez firmę. Innego oprogramowania będzie potrzebować przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy ze zdrową żywnością, innego – rozbudowane biuro rachunkowe. Wszystkie firmy muszą jednak płacić podatki, prowadzić księgowość i wystawiać rachunki lub faktury. W podstawowym wyposażeniu większości firm powinny się zatem znaleźć:

  • programy do księgowości: programy dla biur rachunkowych lub dla małych firm, wersja dla księgowości pełnej lub uproszczonej,
  • programy do wystawiania faktur,
  • program wspomagający prowadzenie magazynu,
  • aplikacje nadzorujące ewidencję sprzedaży,
  • podstawowy pakiet biurowy: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program pocztowy,
  • oprogramowanie antywirusowe – często bagatelizowane, ale wręcz niezbędne m.in. w celu ochrony danych.

Warto wspomnieć o tym, że zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorcy powinni używać jedynie oprogramowania pochodzącego z legalnych źródeł.

Sala konferencyjna

Oprogramowanie specjalistyczne – programy dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe korzystają zazwyczaj ze specjalistycznego oprogramowania, łączącego w sobie kilkadziesiąt funkcji. Dobry program rachunkowy musi być przede wszystkim aktualny („nadążający” za zmianami w prawie podatkowym), stabilny (skutki awarii lub dłuższego zawieszenia programu mogą mieć poważne konsekwencje finansowe dla firmy) i responsywny. Jeżeli planujemy samodzielne rozliczanie księgowości, wybrany przez nas program musi uwzględniać takie kwestie jak m.in.: rozliczanie przychodów i wydatków, naliczanie amortyzacji, tworzenie formularzy podatkowych (PIT i VAT), rozliczanie świadczeń pracowników, prowadzenie magazynu i ewidencja umów. Przed wyborem oprogramowania warto też sprawdzić, czy zakupiony system będzie działał w trybie off-line.

Licencja – płatna czy darmowa?

Dla początkującego przedsiębiorcy każdy wydatek jest ważny, ale w przypadku zakupu oprogramowania (np. programów dla biur rachunkowych) nie warto szukać oszczędności. Większość firm produkujących oprogramowanie udostępnia klientom biznesowym tzw. wersje trialowe. Skorzystanie z czasowej, darmowej wersji pakietu pozwala na przetestowanie programu i podjęcie decyzji odnośnie ewentualnego zakupu. Pamiętajmy też o tym, że za posiadanie i używanie w firmie nielegalnego oprogramowania możemy zostać ukarani wysoką grzywną.