Jak stworzyć archiwum dokumentów elektronicznych?

Jak stworzyć archiwum dokumentów elektronicznych?

Problemem wielu firm jest stale rosnąca ilość dokumentów. Zapełniają one teczki i segregatory, które zabierają coraz więcej przestrzeni, a tak zawsze jest cenna. Bez względu na sprawną segregację i dobry system rejestracji, przeglądanie teczek musi zabierać dużo czasu. Odpowiedzią na te problemy jest digitalizacja dokumentów i stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych.

Jak się tworzy archiwum dokumentów elektronicznych? Czym jest digitalizacja?

Digitalizacja dokumentów polega na tworzeniu cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych, co oznacza, że treść analogowa zostaje przekształcona w cyfrową. Dzięki digitalizacji można również dokonać analizy oryginałów materiałów archiwalnych na podstawie wysokiej jakości kopii cyfrowych. Pozwala to na dotarcie do informacji niedostępnych dla ludzkich zmysłów przy badaniu oryginału. Wszystkie dokumenty firmy są skanowane, a następnie archiwizowane w bezpiecznym repozytorium obrazów. Dzięki zastosowanym technologiom zachowują one wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zaindeksowane.

Czym jest archiwum dokumentów elektronicznych?

Archiwa państwowe są zobowiązane do przyjmowanie dokumentów elektronicznych, które muszą być przekazywana po upływie 10 lat od ich utworzenia. Ich obowiązkiem jest także bezpieczne i długotrwałe przechowywanie tych pism z poszanowaniem przepisów prawa. Archiwum dokumentów elektroniczne nie może być chaotyczne – wszystkie dokumenty trzeba odpowiednio posegregować, a sposób ich ułożenia określają przepisy prawa – w tym wypadku są to rozporządzenia MSWiA oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Ważne jest, by odpowiednio segregować pliki już na etapie ich tworzenia, a następnie dobrze nimi zarządzać. Dzięki temu sam proces przygotowywania archiwum dokumentów elektronicznych nie będzie bardzo pracochłonny.

Jak działa archiwum dokumentów elektronicznych?

Archiwizowane w firmie dokumenty można przesłać do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Prototyp jest wciąż ulepszany, aby archiwizacja dokumentów przebiegała szybko i sprawnie. Przesłanie dokumentów musi być poprzedzone przesłaniem wniosku do dyrektora archiwum. Pozytywne przyjęcie wniosku oznacza, iż zostanie przygotowane konto dla instytucji, która chce przesłać dane. Paczka archiwalna, przesłana w formie nieskompresowanego pliku musi zawierać trzy foldery: dokumenty, metadane (zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne, które znajdują się w folderze dokumenty) oraz sprawy (zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów). Dane przekazuje się na zabezpieczonym i dobrze opisanym nośniku.

Przekazywanie dokumentów elektronicznych z pewnością nie jest proste i właściciel firmy może nie dysponować odpowiednią wiedzą. W związku z tym, konieczne jest zatrudnienie specjalisty w dziedzinie elektronicznej archiwizacji dokumentów, który będzie wiedział, jak właściwie tworzyć archiwum dokumentów elektronicznych.